Mobiles Menu Mobiles Menu Close

Governance und Compliance

GRI

102-11

102-13

102-16

102-22

102-24

102-25

102-31

102-35

103-1

103-2

103-3

205-3

207-1

207-2

207-3

Unser Ansatz

Aus gesellschaftlichen Veränderungsprozessen und sich ändernder Regulatorik erwachsen stetig neue Anforderungen an eine moderne Unternehmensführung. Diesen kommen wir nach, indem wir Transparenz gegenüber unseren Stakeholdern schaffen. Mit unserer Corporate Governance – oder auch Business Ethics – legen wir das Fundament für eine fortlaufend erfolgreiche wirtschaftliche Entwicklung.

Der Aufbau, die Umsetzung sowie die konsequente Einhaltung eines klaren, funktionalen und transparenten Regelsystems, das den Ansprüchen einer modernen Gesellschaft und einer zeitgemäßen Politik entspricht, sind das übergeordnete Ziel unserer Governance-Bemühungen. Konzernweite Leitlinien und Geschäftsprinzipien dienen hier als Rahmen (siehe Compliance und Richtlinien): unser Geschäftsverständnis, der Code of Conduct sowie unser Geschäftspartnerkodex. Insbesondere in der Grundsatzerklärung zur Achtung und Einhaltung der Menschenrechte, die ausdrücklich von unserem Vorstand unterstützt wird, wird die Maxime unseres Handelns vorgegeben (siehe Haltung). Mit unserem unabhängigen Aufsichtsrat sowie unserem Bekenntnis zu den Grundsätzen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK, siehe Erklärung zur Unternehmensführung) tragen wir dieser Haltung Rechnung.

Weitere Informationen zur Corporate Governance bei Vonovia finden Sie im Geschäftsbericht 2021.

Ein gutes Compliance-Management-System (CMS) leistet einen wichtigen zusätzlichen Beitrag zur nachhaltigen Unternehmensentwicklung und Wertschöpfung und gibt unseren Kunden und Partnern ein noch höheres Maß an Sicherheit hinsichtlich ihrer Beziehung zu uns. Durch die Einhaltung der Compliance-Regeln schützen wir nicht nur die Integrität von Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern, sondern bewahren auch unser Unternehmen vor negativen Einflüssen – für Vonovia eine unabdingbare Voraussetzung, um als verlässlicher und vertrauenswürdiger Partner agieren zu können und wahrgenommen zu werden.

Wir legen Wert darauf, dass die geltenden Gesetze und Vorschriften des Mietrechts ohne Einschränkung eingehalten werden. Das gilt sowohl für unsere Mitarbeitenden als auch, ganz im Sinne der von uns angestrebten langfristigen partnerschaftlichen Zusammenarbeit, für unsere Lieferanten und Dienstleister (siehe Nachhaltige Beziehungen zu Geschäftspartnern), denn auch sie spielen eine wesentliche Rolle bei der Erreichung unserer Ziele.

Das CMS ruht auf drei Säulen: Vermeidung, Aufdeckung sowie Ahndung von etwaigem Fehlverhalten. Dahinter liegt ein umfassendes System von Maßnahmen und Prozessen im Rahmen des Compliance-Programms. Grundlage dafür ist die Compliance-Richtlinie (siehe Compliance & Anti-Korruption), die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Prüfung von Compliance-Management-Systemen (IDW PS 980) folgt.

Wichtige interne und externe Richtlinien

  • Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK) in der Fassung vom 20. März 2020
  • Code of Conduct
  • Geschäftspartnerkodex
  • Vonovias eigene Compliance-Richtlinie (orientiert sich an den Grundsätzen ordnungsgemäßer Compliance-Management Systeme, IDW PS 980)
  • Policies zu Anti-Korruption, Geldwäscheprävention und zum Whistleblowing
  • Kernarbeitsnormen der International Labor Organisation (ILO)
  • UN Global Compact (UNGC)
  • Vonovia Grundsatzerklärung zur Achtung und Einhaltung der Menschenrechte

Organisatorische Verankerung

Die Gremienarbeit bei Vonovia wird durch das Vorstands- und Aufsichtsratsbüro koordiniert. Es organisiert auch die Informationsflüsse und die Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Aufsichtsrat. In enger Abstimmung mit der Rechtsabteilung veranlasst das Vorstands- und Aufsichtsratsbüro außerdem die Umsetzung der Organbeschlüsse.

Das Compliance-Management ist bei Vonovia in der Rechtsabteilung angesiedelt, welche die Einhaltung der Regeln im Rahmen unseres zentralen CMS überwacht. Der Vorstand (CEO) ist für die Umsetzung des CMS verantwortlich. Das CMS gilt für den gesamten Konzern. Die Geschäftsführung der Tochtergesellschaften werden in Compliance-Fragen durch die Rechtsabteilung von Vonovia unterstützt (siehe Compliance-Management).

Ein Compliance Committee, dem der Compliance Officer (aus dem Bereich Recht), die Compliance-Manager, die Ombudsperson, Vertreter der Bereiche Revision, Risikomanagement und Personalmanagement sowie des Betriebsrats angehören, passt das CMS regelmäßig aktuellen Anforderungen an und ist für dessen Weiterentwicklung zuständig. Der Compliance Officer fungiert hierbei als zentraler Ansprechpartner im Unternehmen für Compliance-Fragen und -Verdachtsfälle. Er berichtet regelmäßig und in besonderen Fällen auf ad-hoc-Basis an den Vorstandsvorsitzenden. In seiner Arbeit wird er von den Compliance-Managern und Compliance-Beauftragten in den Fachbereichen unterstützt.

Die externe Ombudsperson steht allen Mitarbeitenden sowie Geschäftspartnern als Vertrauensperson bei Compliance-Fragen zur Verfügung. Erweitert wird dies um eine Whistleblowing-Hotline, die von einer unabhängigen Kanzlei verwaltet wird. Um eine bessere Erreichbarkeit zu gewährleisten, können etwaige Compliance-Verstöße auch online gemeldet werden. Dieser Dienst steht für Mitarbeiter, Zulieferer, Kunden und weitere Stakeholder offen; die Meldung innerhalb des elektronischen Hinweisgebersystems (BKMS) kann auf Wunsch anonym oder personalisiert erfolgen.

Der Aufsichtsrat erhält regelmäßig umfassende Informationen über die Themen Compliance und Korruption sowie über bestehende Richtlinien und Verfahren. Im Compliance-Report, der über den Compliance Officer (nach vorheriger Abstimmung mit dem CEO) an den Prüfungsausschuss geht, wird zu Verdachtsfällen, Maßnahmen und Schulungen zum Thema Korruption informiert.

Sollten im Einzelfall zwingende gesetzliche Regelungen in Österreich oder Schweden den konzernweiten Regelungen entgegenstehen, wird für die Teilkonzerne eine abweichende Regelung in Form einer Länderrichtlinie erlassen. Die Verantwortung liegt bei der jeweiligen Geschäftsführung.

Ziele und Maßnahmen

Konzernweit verfolgen wir das Ziel, dass Leitlinien, geltende Gesetze, Werte und Geschäftsprinzipien der Unternehmensführung und des Verhaltens von Mitarbeitenden ohne Einschränkung eingehalten werden.

Corporate Governance

Die Corporate Governance bei Vonovia bezeichnet alle Funktionen, Prozesse und Regelwerke sowie Bereiche des Unternehmens, die sicherstellen, dass unser Unternehmen verantwortungsbewusst und unabhängig geleitet und überwacht wird. Dazu gehören unternehmensweit einheitliche Standards zur Unternehmensführung und zum Verhalten unserer Mitarbeitenden wie beispielsweise der Code of Conduct und unser Geschäftsverständnis. Integrieren wir neue Unternehmen in die Konzernstrukturen, wird standardmäßig geprüft, welche Richtlinien dort bereits vorhanden und welche eventuellen Anpassungen notwendig sind. Unsere Richtlinienverantwortlichen prüfen diese turnusmäßig alle zwei Jahre auf etwaigen Aktualisierungsbedarf. 2021 betraf dies unter anderem Richtlinien zum Hinweisgebersystem, zur Informationssicherheit, zur Compliance und zum Datenschutz. Auch der Code of Conduct wurde aktualisiert. Die Harmonisierung der Richtlinien mit unseren schwedischen Tochtergesellschaften haben wir angestoßen.

Weiterhin bekennen wir uns durch die jährlich eingereichte Entsprechenserklärung zu den Grundsätzen des DCGK und orientieren uns zudem an den Grundsätzen des Instituts für Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft. Unser Vorstand und Aufsichtsrat stehen in der Verantwortung für deren Umsetzung. Funktionale und sichere Prüf- und Kontrollprozesse auf Aufsichtsratsebene, z. B. durch den Präsidial- und Nominierungs- oder den Prüfungsausschuss, unterstützen dabei die Überwachung der Unternehmensführung. Gemäß unserer Erklärung zur Unternehmensführung sollen dem Aufsichtsrat der Vonovia SE nur unabhängige Mitglieder angehören.

Auf unserer Investor Relations-Webseite finden Sie weitere Informationen zum Thema Corporate Governance, u. a. auch zu den Aktienbesitzverhältnissen unserer Vorstandsmitglieder.

Zudem haben wir die im Jahr 2020 etablierten Regelprozesse für das Thema Related Party Transactions (RPT) weiter im Unternehmen verankert. Dies umfasst die regelmäßige Berichterstattung an die Hauptversammlung im Rahmen des Aufsichtsratsberichtes. Der Aufsichtsrat wird einmal im Jahr durch Organmitglieder und zweimal im Jahr durch den Compliance-Report über etwaige RPTs und sonstige Geschäfte mit nahestehenden Unternehmen gemäß Aktiengesetz informiert. Geschäfte mit nahestehenden Personen und Unternehmen werden im Rahmen des ARUG II erfasst. Für den Fall einer entscheidungsbedürftigen RPT hat sich der Aufsichtsrat vorbehalten, selbst über die Zustimmung zu befinden oder dies auf einem entsprechend besetzten Ausschuss zu delegieren. Im Berichtszeitraum wurden keine RPTs erfasst, die in diesen Rahmen fallen.

Elemente der langfristigen variablen Vorstandsvergütung

  • Relativer Total Shareholder Return (relativer TSR)
  • NTA (Net Tangible Assets) pro Aktie
  • Group FFO (Funds from Operations) pro Aktie
  • Sustainability Performance Index (SPI)

Wie im vergangenen Jahr im Nachhaltigkeitsbericht 2020 berichtet, haben wir eine neue Vergütungsstruktur des Vorstandes beschlossen, die unter anderem an die Erreichung von Nachhaltigkeitszielen gebunden ist. Diese sind in unserem Nachhaltigkeits-Performance-Index (SPI) festgelegt. Die neue Vergütungsstruktur wurde zusammen mit der Einführung des SPI im April 2021 auf der Hauptversammlung vorgestellt und mit mehr als 80 % der Stimmen beschlossen. Den SPI haben wir in 2021 erstmalig berichtet: im Berichtsjahr 2021 erreichte er einen Indexwert von 109 %. Eine detaillierte Beschreibung unserer Unternehmenssteuerung finden Sie im Geschäftsbericht. Weitere Informationen können dem Vergütungsbericht entnommen werden.

Der Vergütungsbericht berücksichtigt in seiner Berichterstattung die geltenden Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der deutschen Rechnungslegungsstandards (DRS 17), der Gesetze über die Offenlegung und Angemessenheit der Vorstandsvergütung (VorstAG, VorstOG) sowie die Grundsätze des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK). Dem Vergütungsbericht können neben der Darstellung der jeweils gewährten Vergütung auch die Regelungen zu Themen wie clawback, malus und say-on pay entnommen werden.

Vorstand: 25 %
Aufsichtsrat: 33 %
Frauenanteil in den Leitungs- und Kontrollgremien

Das Thema Diversität in den Führungsorganen des Konzerns wollen wir weiterhin fördern, u. a. indem wir Diversitätskriterien in die Besetzung offener Aufsichtsrats- und Vorstandsposten einbeziehen. Nach dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst setzt sich der Aufsichtsrat zu mindestens 30 % aus Frauen und zu mindestens 30 % aus Männern zusammen. Es soll weiterhin mindestens eine Frau Mitglied des Nominierungsausschusses sein. Der Aufsichtsrat von Vonovia soll beiden Kriterien entsprechen – sowohl für den Zeitraum bis 31. Dezember 2021 also auch im folgenden Zielzeitraum bis Ende 2026. Der Zielerfüllungsgrad liegt für das Berichtsjahr bei 33 %.

Der Aufsichtsrat hat für den Vorstand eine Zielgrößenverpflichtung von mindestens 20 % für den Frauenanteil über den Zeitraum bis zum 31.12.2021 hinaus bis zum 31.12.2026 beschlossen. Für die zwei Führungsebenen unterhalb des Vorstands besteht nun die neue Zielgrößenverpflichtung für den Frauenanteil von 29 % bis zum 31.12.2024 (siehe Vielfalt und Chancengerechtigkeit). Die Ziele sind für den Vorstand voll erfüllt.

Mehr Informationen finden Sie im Geschäftsbericht unter Corporate Governance.

Compliance

Im Geschäftsjahr 2021 haben wir eine konzernweite, webbasierte Compliance-Risikoanalyse auf Führungskräfteebene des Unternehmens durchgeführt. Dabei wurden Informationen zu den Themenbereichen aktiver und passiver Korruption, Geldwäsche, Kartellrecht, sozialer Compliance sowie IT- und Datensicherheit abgefragt. Ziel der Untersuchung war es, Compliance-Risiken systematisch zu bewerten, die Vergleichbarkeit zwischen den Ländern, in denen Vonovia aktiv ist, zu erhöhen und mögliche Schwerpunktthemen für die Weiterentwicklung des CMS zu identifizieren. Insgesamt konnte ein gutes Ergebnis erzielt werden. Unter anderem in den Bereichen Geldwäscheprävention und IT-Sicherheit – Bereiche mit jeweils mittlerem Risikofaktor – wurden Verbesserungspotenziale erkannt. Als risikoärmstes Segment wurde der Bereich der sozialen Compliance bewertet. Aus den gewonnenen Ergebnissen leitet das Compliance-Management einen Maßnahmenkatalog ab, der u. a. einen Abgleich der wesentlichen Compliance-Risiken mit dem Konzern-Risikomanagementsystem sowie die Erweiterung des Schulungskataloges zu Compliance-Themen vorsieht. Im Sinne eines Best-Practice-Transfers wird außerdem der Prozess zur Feststellung wirtschaftlich Berechtigter aus Österreich auch auf Deutschland ausgerollt, da die österreichischen Anforderungen hier strenger sind (siehe Projektkasten Compliance-Risikoanalyse).

graphic
Compliance-Risikoanalyse
konzernweite, webbasierte
Compliance- Risikoanalyse
auf Führungskräfteebene des Unternehmens durchgeführt

Wichtigste Compliance-Regelwerke bei Vonovia

  • Compliance-Richtlinie
  • Code of Conduct
  • Geschäftspartnerkodex
  • Durchsuchungsrichtlinie
  • Konzernrichtlinie zum Richtlinienmanagement
  • Spenden- und Sponsoringrichtlinie
  • Anti-Korruptions-Programm
  • Hinweisgeberrichtlinie

Regelmäßige Schulungen bilden die Basis, um Fehlverhalten präventiv zu begegnen. Ein umfassender Katalog an Regel- und Pflichtschulungen ist bereits fest etabliert und an die jeweiligen internen Zielgruppen angepasst. So erhält der Einkauf, für den das Thema besonders relevant ist, spezielle Schulungen zu Korruption und Korruptionsstrafrecht. Nachdem im vergangenen Jahr einige Schulungen im Compliance-Bereich bedingt durch die Covid 19-Pandemie nicht auf Präsenzebene stattfinden konnten, haben wir im Berichtsjahr weitere Schulungen digitalisiert und dabei – teilweise – neu aufgesetzt. So stehen die Code of Conduct- und auch die Datenschutzschulung – inklusive Lernfortschrittsprüfung – allen Mitarbeitern online zur Verfügung. In Deutschland werden zu diesen Themen im zweijährigen Turnus für alle Mitarbeitenden verpflichtende Schulungen veranstaltet. Eine Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung dieser Schulungen ist die enge Zusammenarbeit der Abteilungen Compliance und HR in diesem Bereich. Die Auswahl der betroffenen Abteilungen für spezielle Schulungen wird vom Fachbereich Compliance getroffen, während HR für die Zuordnung der betroffenen Personen und weitere Umsetzung zuständig ist.

System für das Beschwerde­management
und zum Schutz von Whistleblowern arbeitet nun im Regelbetrieb

Das im Jahr 2021 ausgeweitete System für das Beschwerdemanagement und zum Schutz von Whistleblowern arbeitet nun im Regelbetrieb. Abgesichert durch Konzernrichtlinien zur Korruptionsprävention und -bekämpfung, zur Geldwäscheprävention, zum Hinweisgebersystem und die Compliance-Richtlinie steht die anonyme Whistleblower-Hotline nicht nur den Beschäftigten, sondern auch Externen wie Kunden und Geschäftspartnern in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Sie ergänzt und erweitert das weiterhin fortbestehende System des unabhängigen Ombudsmanns. Die Hotline ist auch im Partnerportal für Geschäftspartner eingebunden. In einem halbjährigen Turnus wird ein extern erstellter Hinweisgeberbericht verfasst, der in den Compliance-Bericht des Unternehmens einfließt. Die Gesamtzahl nachgewiesener Korruptionsfälle in Deutschland dient dabei als wesentlicher Leistungsindikator (siehe Bekämpfung von Korruption und Bestechung). Im Berichtsjahr gab es keinen nachgewiesenen Korruptionsfall.

Keine
bestätigten Korruptions- oder Geldwäscheverstöße 2021

Im Geschäftsjahr 2021 (Stand 11.10.2021) wurden 45 (2019: 103, 2020: 53) einzelne Korruptions- und Compliance-Verdachtsfälle in Deutschland gemeldet und sorgfältig untersucht. Dabei ist kein wesentlicher Compliance-Verstoß bekannt geworden. Die Schwere aller gemeldeten Fälle wurde als geringfügig eingestuft. Die gemeldeten Fälle lassen sich dabei überwiegend in diese Kategorien einteilen: Zwischenfälle mit Mietern, Meldungen im Hinblick auf rassistische Äußerungen oder Belästigungen, Interessenskonflikte von Mitarbeitern, Vorspielen von Maklertätigkeiten und Verstöße gegen Datenschutz/Vertraulichkeit.

Steuerstrategie

Wir setzen auf Kontinuität und Steuertransparenz und verfolgen daher unsere 2018 beschlossene Steuerstrategie unverändert weiter. Nach unserem Verständnis definieren wir uns als Steuerzahler, der seine gesellschaftliche Verantwortung auch in Bezug auf die Finanzierung des Gemeinwesens wahrnimmt. Vonovia bekennt sich zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer steuerlichen Pflichten und hat sich daher zum Ziel gesetzt,

Die Grundlagen für unser dementsprechend festgeschriebenes Steuerverständnis sind klar geregelte Verantwortungs- und Kontrollprozesse sowie ein Risikomanagement, das die folgenden Elemente umfasst:

Die Angemessenheit und Implementierung sowie die Wirksamkeit unseres Tax-Compliance-Management-Systems ist in Deutschland im Berichtsjahr für ausgewählte Steuerarten einer externen Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer unterzogen und im Januar 2022 erfolgreich testiert worden. Auch für die österreichischen Tochtergesellschaften gab es 2020 eine erfolgreiche Angemessenheitsprüfung, der sich Anfang 2021 auch eine Wirksamkeitsprüfung für den Zeitraum 1. Juli bis 31. Dezember 2020 anschloss. Diese wurde ebenfalls ohne Beanstandungen des Wirtschaftsprüfers abgeschlossen.

Weitere Informationen zum Thema Steuern finden Sie im Geschäftsbericht.

Tag Manager

Themenfilter

# Altersgerechtes Wohnen

# Attraktiver Arbeitgeber

# CO₂-Reduktion

# Erneuerbare Energien

# Governance & Compliance

# Nachhaltiges Bauen

# Quartiersentwicklung

# Vielfalt & Chancengerechtigkeit

# Wohnraum & Kunden

# Ziele & Nachhaltigkeitsmanagement

# Zukunftsfähigkeit & Kapitalmarkt

Kapitel

Keine Filter ausgewählt