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Digitalisierung und Datensicherheit

Digitalisierung interner Prozesse und im Kundenservice

Die Digitalisierung bietet viele Anknüpfungspunkte für die Weiterentwicklung von Prozessen. Bei Vonovia spielt das Thema eine große Rolle: Aus Verbesserungsideen werden digitale Lösungen, die den Service für die Mieterinnen und Mieter schnell und einfach machen und unsere Prozesse optimieren. So haben wir z. B. digitale Mieter- und Personalakten sowie ein digitales Monteurportal eingeführt. Für unser Engagement wurden wir im Berichtsjahr vom Süddeutsche Zeitung Institut und Statista als „Top Digitales Unternehmen“ ausgezeichnet.

Digitale Anwendungen helfen uns bei der Bewirtschaftung unseres Bestands. Technologien aus dem sogenannten Internet der Dinge (kurz: IoT) ermöglichen datenbasierte Entscheidungen und tragen dazu bei, den technischen Zustand der Gebäudeinfrastruktur ortsunabhängig und effektiv zu analysieren. Beispielsweise übermitteln nahezu alle Aufzugsanlagen ihren Betriebszustand in Echtzeit an die Technikzentrale. Hier werden die Informationen gebündelt und ausgewertet. Auch die Zentralheizungsanlagen werden fernüberwacht. Mithilfe der gesammelten Daten werden Störungen schneller festgestellt und entsprechend zügig beseitigt. Die Heizungsanlagen können außerdem effizienter gesteuert und die CO2-Emissionen der Gebäude reduziert werden. Zurzeit arbeiten wir an der Entwicklung einer zusätzlichen App für die Heizungsfernüberwachung, die im Laufe des Jahres 2023 zur Verfügung stehen soll.

Auch im Austausch mit unseren Mieterinnen und Mietern nutzen wir die Möglichkeiten der Digitalisierung: Im Kundenservice setzen wir erfolgreich Systeme zur automatischen Kategorisierung von Kundenanfragen mit anschließender Weiterleitung zum verantwortlichen Sachbearbeiter ein. Damit sind wir in der Lage, schneller und präziser auf Anfragen zu reagieren. Daneben wird unsere Kunden-App „Mein Vonovia“ laufend weiterentwickelt. Hier können Mieter selbstständig Reparaturaufträge anlegen und haben alle Dokumente, die ihr Mietverhältnis bei Vonovia betreffen, abrufbereit. So verschlanken wir die Verwaltungsprozesse und tragen durch den verringerten Einsatz finanzieller, personeller, zeitlicher und natürlicher Ressourcen zu unseren Nachhaltigkeitszielen bei.

„Mein Vonovia“-App
alle Unterlagen für Mieter digital und abrufbereit an einem Ort

Informationsmanagement

Ein besonderer Fokus im Bereich Digitales lag im Berichtsjahr auf der Harmonisierung der IT-Systeme und -Strukturen von Vonovia und Deutsche Wohnen. Doppelstrukturen wurden abgebaut und IT-Landschaften konsolidiert. Aktuell ist eine einheitliche Unternehmensplattform und Prozesslandschaft in Betrieb.

Über alle Unternehmensbereiche hinweg haben wir verstärkt kollaborative digitale Arbeitswerkzeuge und -programme in unseren Arbeitsalltag integriert und die Möglichkeit für mobiles Arbeiten weiter gefördert. Reisetätigkeiten konnten stark heruntergefahren werden, was zu unseren Klimaschutzzielen beiträgt. Eine Betriebsvereinbarung für mobiles Arbeiten haben wir bereits 2019 geschlossen, sie dient uns als Basis für weitere Schritte und Optimierungen.

Unser Ziel ist es, die Digitalisierung in unserem Unternehmen weiter voranzutreiben, um die Effizienz und den Standardisierungsgrad unserer Prozesse zu steigern. Bei allen neuen Chancen, die sich daraus ergeben, behalten wir stets auch die mit dem wachsenden Digitalisierungsgrad entstehenden Risiken – beispielsweise bezüglich möglicher Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften – im Blick und ergreifen bei Bedarf entsprechende Maßnahmen.

Datensicherheit und Datenschutz

Der nachhaltige Schutz von personenbezogenen Daten hat für Vonovia einen besonders hohen Stellenwert. Deshalb halten wir uns strikt an die geltenden Bestimmungen des Datenschutzrechts und ergreifen die erforderlichen Maßnahmen, um diese Daten umfassend schützen zu können.Dazu zählen unser konzernweit einheitliches Regelwerk zu den Themen Datenschutz, Informationssicherheit und internes Kontrollsystem sowie ein internes System zum Schutz unternehmensbezogener Daten (Cyber Security).

Unsere Mitarbeitenden erhalten regelmäßige und verpflichtende Schulungen zum Datenschutz. Eine Schulung wird erstmalig bei der Neueinstellung durchgeführt und dann jährlich wiederholt. Seit 2021 kann die Schulung jederzeit von überall eigenständig digital absolviert werden. Die Datenschutzkoordinatoren halten den verpflichtenden Besuch der Schulungen für ihren Fachbereich nach und stellen so eine wirksame Kontrolle sicher. Anfang 2023 hat der Teilkonzern Deutsche Wohnen diese Datenschutzschulung ebenfalls für Mitarbeitende eingeführt.

Wir befolgen die aktuellen Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und führen in regelmäßigen Abständen sogenannte Schwachstellenscans durch. Unsere IT-Systeme sind zu 99 % über eine Zertifizierung des entsprechenden Dienstleisters gemäß ISO 27001 abgedeckt. Darüber hinaus führen wir Datenschutz-Audits in regelmäßigen Abständen bei Dienstleistern durch, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Dabei prüfen wir u. a. die umgesetzte Verfahren und Maßnahmen zur Sicherstellung der Systembelastbarkeit sowie von IT-Disaster-Recovery-Plänen.

99 %
Abdeckung unserer IT-Systeme mit Zertifizierung gemäß ISO 27001

Unser Paket an Maßnahmen für den Datenschutz führt dazu, dass wir Risiken aus einer unzureichenden IT-Security oder aus Verletzungen der Datenschutzgrundverordnung innerhalb unseres Risikomanagements als sehr gering einstufen. Auch das mobile Arbeiten stellt kein erhöhtes Risiko für den Datenschutz dar. Hinweise auf Fehlverhalten oder Verstöße gegen Datensicherheit und Datenschutz können jederzeit über die diversen Beschwerdemechanismen von Vonovia eingebracht werden. Umfangreiche Informationen zum Datenschutz bei Vonovia sind auf unserer Webseite öffentlich abrufbar.

Organisatorische Verankerung

Für alle relevanten Konzernbereiche hat Vonovia eindeutige Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner zum Thema Datensicherheit und Datenschutz definiert. Der Chief-Information-Officer (CIO) ist oberster Verantwortlicher im Bereich der Informationstechnologie und zuständig für das Management in den Bereichen Planung, Betrieb und Technologieauswahl. Der Bereich IT ist seit Januar 2022 dem Vorstandsressort des Chief Transformation Officers (CTO) zugeordnet. Der Fachbereich Compliance und Datenschutz überwacht die Umsetzung der Maßnahmen in den einzelnen Fachbereichen und berät diese bei datenschutzrechtlichen Fragestellungen. Die Leitung jedes Fachbereichs ist für die Sicherheit der Informationen und Daten, die überwiegend in ihrem Verantwortungsbereich erstellt, erhoben, genutzt oder bearbeitet werden, verantwortlich (Datenverantwortlicher). In Deutschland und Österreich gibt es neben den jeweiligen Datenschutzbeauftragten auch Datenschutzkoordinatoren für alle Fachabteilungen.

Der Vorstand wird einmal im Jahr mit dem Datenschutzbericht über die Entwicklungen im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit informiert. In Österreich erfolgt der Statusbericht jährlich an die Geschäftsführung der BUWOG. Für den Aufsichtsrat befasst sich das Audit Committee mit Fragen rund um das Thema Datensicherheit und erhält ebenfalls einmal jährlich unseren Datenschutzbericht.