G1-1 – Unternehmenskultur und Konzepte für die Unternehmensführung

Unter Corporate Governance versteht Vonovia die verantwortungsbewusste, an nachhaltiger Wertschöpfung orientierte Leitung, Überwachung sowie vertrauensvolle und transparente Unternehmensführung. Diese stellt für Vonovia einen Anspruch dar, der alle Bereiche des Unternehmens einbezieht. Vorstand und Aufsichtsrat bekennen sich umfassend zu den Prinzipien der Corporate Governance, wie diese im Deutschen Corporate Governance Kodex niedergelegt sind.

Diese Grundsätze stellen die Grundlage für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg und damit die Richtschnur für das Verhalten im Führungs- und Unternehmensalltag dar. Eine gute Corporate Governance stärkt das Vertrauen unserer Aktionäre, Geschäftspartner, Mitarbeiter und Kunden sowie der Öffentlichkeit in Vonovia. Sie erhöht die Unternehmenstransparenz und stärkt die Glaubwürdigkeit unserer Unternehmensgruppe. Vorstand und Aufsichtsrat wollen mit einer ausgewogenen Corporate Governance die Wettbewerbsfähigkeit von Vonovia sichern, das Vertrauen des Kapitalmarkts und der Öffentlichkeit in das Unternehmen stärken und den Unternehmenswert nachhaltig steigern.

Die Gesamtheit unserer Konzepte und Maßnahmen zur Vermeidung von Regelverstößen im Zusammenhang mit Corporate Governance sind in unserem Compliance-Management-System (CMS) zusammengefasst. Das CMS von Vonovia umfasst somit alle Richtlinien, Regelungen und Betriebsvereinbarungen, wie beispielsweise den Code of Conduct. Dabei basiert das CMS auf drei Säulen: Vermeidung, Aufdeckung und Reaktion. Das CMS unterliegt in wiederkehrenden Abständen einer Revisionsprüfung, die durch einen externen Prüfer durchgeführt wird. Im Berichtsjahr wurde die externe Zertifizierung des CMS für den Bereich Anti-Korruption vorbereitet, die Prüfung der Angemessenheit soll im kommenden Berichtsjahr erfolgen. Durch diese externe Zertifizierung sollen die Angemessenheit und Wirksamkeit des CMS im Bereich Anti-Korruption nachgewiesen werden. An der Spitze des internen Compliance-Regelwerks steht die Konzernrichtlinie Anti-Korruption. Sie bildet den verbindlichen Rahmen, der alle Richtlinien und Regelungen miteinander verknüpft und somit dem Compliance-Regelwerk eine einheitliche Struktur verleiht.

Das CMS gilt ausnahmslos für alle Teilkonzerne (inklusive Pflege) und soll sicherstellen, dass alle Geschäfte und Prozesse so durchgeführt werden, dass sie den betroffenen Gesetzen, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften, aber auch den vertraglichen Verpflichtungen und den unternehmensinternen Richtlinien und Anweisungen formell und inhaltlich entsprechen. Sollten im Einzelfall zwingende gesetzliche Regelungen in Österreich oder Schweden den konzernweiten Regelungen entgegenstehen, wird für die Teilkonzerne eine abweichende Regelung in Form einer Länderrichtlinie erlassen. Die oberste Verantwortung hierfür liegt bei der jeweiligen Geschäftsführung.

Um das identifizierte wesentliche Risiko und die wesentliche positive Auswirkung zu managen und um die Unternehmenskultur zu fördern, verfügt Vonovia über die nachfolgend beschriebenen Konzepte.

Die operative Verantwortung für die Umsetzung, Überwachung und Weiterentwicklung der Konzepte bezüglich der Unternehmenskultur sowie Bestechung und Korruption teilen sich die Fachbereiche Personal, Recht, Compliance, Unternehmenskommunikation sowie Revision. Die übergeordnete Verantwortung liegt beim Vorstand. Der Chief Compliance Officer, der den Fachbereich Compliance und Datenschutz verantwortet, ist für die Identifikation von Compliance-Risiken, für die Ergreifung geeigneter Maßnahmen zur Vermeidung und Aufdeckung dieser Risiken und für die angemessene Reaktion auf festgestellte Compliance-Risiken zuständig.

Unternehmenskultur

Unser Konzept zur Förderung der Unternehmenskultur haben wir in unserem Code of Conduct dargelegt. Über diesen stecken wir den ethisch-rechtlichen Rahmen ab, innerhalb dessen wir handeln, den wirtschaftlichen Erfolg sichern und positive Auswirkungen auf unsere Mitarbeiter durch eine positive Arbeitsatmosphäre und einen vertrauensvollen, konstruktiven Führungsstil erzielen wollen. Er ist Ausdruck unserer Unternehmenswerte und gilt für alle Vonovia Arbeitskräfte. Im Vordergrund steht ein fairer Umgang miteinander, aber insbesondere auch ein fairer Umgang mit unseren Mietern, Geschäftspartnern und Kapitalgebern. Zudem legen wir Wert darauf, dass die geltenden Gesetze und Vorschriften ohne Einschränkung eingehalten werden. Dabei gilt das Befolgen von rechtlichen Rahmen und Vorschriften ganz grundsätzlich nicht nur für unsere Arbeitskräfte, sondern auch für die Lieferanten und Dienstleister, mit denen wir zusammenarbeiten.

Ergänzend kommunizieren wir in unserer konzernweit gültigen Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte – die dem Status einer Konzernrichtlinie gleichkommt – unsere klare Haltung für eine pluralistisch-demokratische Gesellschaft und null Toleranz gegenüber Menschenrechtsverletzungen sowie unser Bekenntnis, die Menschenrechte in allen Aspekten unserer Geschäftstätigkeit zu respektieren. Wir verpflichten uns zur Einhaltung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO), der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und zu den Prinzipien des UN Global Compact, dem wir im Jahr 2020 beigetreten sind. Auch unser Code of Conduct trägt unserer Haltung in Bezug auf die Achtung der Menschenrechte Rechnung.

Wir verfolgen bezüglich unserer „positiven Auswirkungen auf Mitarbeiter durch den Code of Conduct und die Gestaltung einer entsprechenden Unternehmenskultur“ das Ziel, eine Unternehmenskultur zu fördern, die eine kontinuierliche Entwicklung und Potenzialentfaltung jedes Einzelnen ermöglicht, Diversität fördert und somit ausgezeichnete Talente an uns bindet. Unsere Unternehmenskultur soll dafür Sorge tragen, dass gute Arbeit angemessen entlohnt und Grundprinzipien wie Respekt und die Achtung von Vielfalt als selbstverständlich erachtet werden. Außerdem setzen wir darauf, ein zukunftsorientiertes, attraktives und sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Grundlage für unseren gemeinsamen Erfolg bildet und auf die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter einzahlt.

Als wesentliche Maßnahmen zur Förderung unserer Unternehmenskultur sehen wir eine transparente Berichterstattung und Unternehmenskommunikation, eine an den Interessen aller am Unternehmen interessierten Parteien ausgerichtete Unternehmensführung sowie die vertrauensvolle Zusammenarbeit sowohl von Vorstand und Aufsichtsrat als auch der Mitarbeiter untereinander. Wir schulen unsere Mitarbeiter zu Diversitätsthemen (siehe diesbezüglich S1-4), um diese für Vielfalt und Chancengleichheit zu sensibilisieren, und bieten spezielle Programme zur Förderung von Chancengleichheit (Frauennetzwerk, Female Leadership Forum, Mentorenprogramm für Top-Potenzialträgerinnen) an (zu Details siehe ebenfalls S1-4). Diese Maßnahmen werden kontinuierlich – und somit auch im Berichtsjahr – für den Gesamtkonzern umgesetzt. Die drei Programme zur Förderung von Chancengleichheit wurden im Berichtsjahr initiiert. Da es sich um einen fortwährenden und kontinuierlichen Prozess handelt und die Maßnahmen stets an die aktuellen Begebenheiten angepasst werden, existiert kein Zeithorizont zum Abschluss der Maßnahmen.

Als weitere Maßnahme zur Förderung der Unternehmenskultur formulieren wir auch im Geschäftsjahr unsere Erwartungen und Anforderungen in unserem Geschäftspartnerkodex, den unsere Lieferanten gegenzeichnen müssen. Diese Anforderungen beziehen sich insbesondere auf die zur Einhaltung der Menschenrechte, von der Rechtskonformität über die Gewährleistung gesetzlicher Standards bei den Arbeitsbedingungen und die Zusicherung von Vereinigungsfreiheit bis zum Ausschluss von Kinderarbeit, Zwangsarbeit und Diskriminierung. Die Beschaffung von Mineralien soll verantwortungsvoll erfolgen, insbesondere bei Konfliktmineralien gemäß OECD-Leitlinien. Wir erwarten ferner von unseren Geschäftspartnern, dass sie ihre eigenen Geschäftspartner entlang ihrer Lieferkette zu denselben Standards und Grundsätzen verpflichten. Im Rahmen der regelmäßigen Bewertung unserer wesentlichen Lieferanten und Dienstleister über unser Partnerportal achten wir auch auf die Einhaltung der im Geschäftspartnerkodex genannten Kriterien. Bei Vorfällen und Verstößen greift ein strukturiertes Maßnahmenmanagement, das nach Ausschöpfung aller Mittel auch in einer Auftrags- bis hin zur Lieferantensperre münden kann. Durch partnerschaftliche und langfristige Kooperationen bauen wir zudem ein enges Vertrauensverhältnis zu unseren Vertragspartnern auf, welches maßgeblich durch den Einkauf verantwortet wird und in dem sich etwaiges Fehlverhalten adressieren lässt. Dem Vertragsabschluss wird in Deutschland und Österreich eine automatische Prüfung gegen relevante Sanktionslisten vorgeschaltet, und der Bereich Compliance wird informiert, sobald eine Treffermeldung vorliegt. In Österreich überprüft der dortige Einkauf alle Kreditoren bei der Neuanlage sowie regelmäßig im halbjährlichen Rhythmus im Rahmen eines Compliance-Checks, der auch eine Sanktionslistenprüfung (über den Kreditschutzverband von 1870) umfasst. Im Berichtsjahr hat der Einkauf in Österreich ebenfalls ein Partnerportal für Lieferanten und Dienstleister implementiert, das sich am deutschen Portal orientiert und an nationale Standards angepasst wurde. Der Geschäftspartnerkodex gilt grundsätzlich für den Gesamtkonzern. Jedoch sind im Teilkonzern (Österreich und Schweden sowie der Bereich Pflege) lokale Abweichungen zulässig, sofern diese aus landesspezifischen oder operativen Gründen erforderlich sind. Da es sich um eine fortwährende Maßnahme handelt, existiert kein Zeithorizont zum Abschluss. Bei Bedarf werden außerdem Aktualisierungen des Kodex vorgenommen. Eine solche Aktualisierung des Geschäftspartnerkodex wurde im Geschäftsjahr vorgenommen. Zudem wurden die Konzernrichtlinie Compliance, die Konzernrichtlinie Anti-Korruption, die Konzernrichtlinie Geldwäscheprävention & Verhinderung der Terrorismusfinanzierung sowie die Konzernrichtlinie Hinweisgebersysteme überarbeitet und aktualisiert.

Die „Unternehmenskultur“ ist ein vielschichtiges Thema, dessen Aspekte nicht durch einen einzelnen oder mehrere quantitative Zielwerte vollständig erfassbar sind, weshalb wir keine messbaren, ergebnisorientierten Ziele festgelegt haben.

Dennoch liefern die beiden quantitativen Indikatoren der „Mitarbeiterzufriedenheit“ sowie des „Anteils an Frauen in Führungspositionen“ (Teil-Indikatoren des SPI) eine Indikation für die Wirksamkeit unseres Konzepts und der Maßnahmen in Bezug auf das Thema „Unternehmenskultur” und die zugehörige wesentliche positive Auswirkung auf Mitarbeiter durch den Code of Conduct und die Gestaltung einer entsprechenden Unternehmenskultur: Zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit trägt eine positiv empfundene Unternehmenskultur bei. Ein hoher Anteil an Frauen in Führungspositionen zeugt von einer Unternehmenskultur, die u. a. Diversität fördert und Talente an uns bindet.

Bezüglich unserer Mitarbeiterzufriedenheit streben wir für das Jahr 2030 einen Zielwert von mindestens 77 % an. Die Zielwerte werden im Rahmen der LTIP-Planungen durch den Vorstand vorgeschlagen und vom Aufsichtsrat validiert. Hinsichtlich des Anteils an Frauen in Führungspositionen (erste und zweite Ebene unterhalb des Vorstands) verfolgen wir das Ziel, diesen bis zum Jahr 2030 auf mindestens 30 % zu steigern. Zu weiteren Details wird auf S1-5 verwiesen.

Zudem tagt quartalsweise das Compliance Committee, welches sich u. a. auch zu den Themen der Unternehmenskultur, aber auch zum aktuellen Stand und dem Anpassungsbedarf des Compliance-Management-Systems austauscht. Sofern erforderlich, werden entsprechende Konzepte entwickelt bzw. Maßnahmen festgelegt.

Bestechung und Korruption

Vonovia begegnet dem wesentlichen finanziellen Risiko einschließlich Haftungs- und Reputationsrisiken aufgrund von Bestechung und Korruption mit dem Code of Conduct, der Richtlinie zur Achtung der Menschenrechte, der Compliance- Richtlinie, der Hinweisgeber-Richtlinie, der Richtlinie Geldwäscheprävention & Verhinderung der Terrorismusfinanzierung und der Konzernrichtlinie Anti-Korruption. Diese Konzepte gelten grundsätzlich für den Gesamtkonzern (im Bereich Pflege modifiziert um organisationsspezifische Unterschiede, in Österreich und Schweden modifiziert um landes- und organisationsspezifische Unterschiede). Die korrekte Umsetzung der Konzernrichtlinien wird risikobasiert von der Internen Revision überprüft.

Diese Konzepte zielen auf die Vermeidung und Bekämpfung von Bestechung und Korruption und die Verhinderung von entsprechenden Vorkommnissen ab, um negativer Auswirkungen in Form von möglichen Schadensersatzansprüchen, Ausschluss von Vergabeverfahren, negativer Presse, Imageverlust und Schaden für die Employer Brand, Abwertung in Ratings, Vertrauensverlust bei Stakeholdern und höherer Kosten und Nachteile für Mieter, Mitarbeiter und Geschäftspartner von Vonovia zu vermeiden.

Dabei stehen unsere Konzepte im Einklang mit den Prüfungsstandards, die sich aus dem IDW PS 980 ergeben und im Wesentlichen mit dem Übereinkommen der Vereinten Nationen gegen Korruption übereinstimmen. Unser Ziel der Vermeidung und Bekämpfung von Bestechung und Korruption und die Verhinderung von entsprechenden Vorkommnissen verfolgen wir mithilfe der quantitativen Kennzahlen „Anzahl der Verurteilungen und Höhe der Geldstrafen für Verstöße gegen Korruptions- und Bestechungsvorschriften“ sowie „Gesamtzahl bestätigter Fälle von Korruption und Bestechung“ bezüglich unserer eigenen Arbeitskräfte und unserer Geschäftspartner nach (siehe diesbezüglich G1-4).

Als Maßnahmen zur Umsetzung dieses Konzepts und zur Erreichung des Ziels hat Vonovia

• Compliance Self Assessments vorbereitet sowie lokale Ansprechpartner für Compliance-Themen (Compliance-Manager) implementiert,
• ein umfassendes Beschwerdemanagement bzw. Hinweisgebersystem implementiert (siehe ) sowie G1-3
• umfangreiche Schulungen, insbesondere für Personen in risikobehafteten Funktionen, ausgerollt.

Im Berichtsjahr wurde die Einführung jährlicher Compliance Self Assessments in den einzelnen Fachbereichen des Konzerns vorbereitet. Die Compliance-Risikoanalyse wird ab dem Geschäftsjahr 2025 jährlich (bislang alle zwei Jahre) durchgeführt und wird wiederkehrend auch Österreich und Schweden umfassen. Im Geschäftsjahr 2024 wurde zudem eine dezentrale Compliance-Struktur implementiert: In relevanten Geschäftsbereichen werden einzelne Mitarbeiter als lokale Ansprechpartner für Compliance-Themen ausgebildet, um erste Fragen direkt vor Ort beantworten und niedrigschwellig unterstützen zu können. Der Fachbereich Compliance und Datenschutz schult die lokalen Ansprechpartner, berät fachlich und steht mit ihnen im ständigen Austausch. Da diese Maßnahme dauerhaft besteht, ist kein Abschlusszeitpunkt festgelegt.

Vonovia hat als weitere Maßnahme ein umfassendes Beschwerdemanagement implementiert, das Mitarbeitern und Externen, wie u. a. Kunden und Geschäftspartnern, die Einreichung von Hinweisen auf Korruption und Bestechung, aber auch bezüglich sonstigen Fehlverhaltens, ermöglicht. Eingegangene Hinweise bzw. Beschwerden werden von einem berechtigten, speziell geschulten unabhängigen Personenkreis unverzüglich bearbeitet. Weitere Einzelheiten können Angabepflicht G1-3 entnommen werden.

Regelmäßige konzernweite Schulungen bilden die Basis, um Fehlverhalten präventiv zu vermeiden. Ein umfassender Katalog an Regel- und Pflichtschulungen ist bereits fest etabliert und an die jeweiligen internen Zielgruppen angepasst. In Deutschland werden grundsätzlich alle Mitarbeiter, die über ein firmeninternes digitales Endgerät verfügen, jährlich in einem 60-minütigen Training zu den Inhalten unseres Code of Conduct geschult. Zusätzlich erhalten alle Mitarbeiter – und somit auch die Mitarbeiter ohne ein entsprechendes digitales Endgerät – den Code of Conduct als Anlage zum Arbeitsvertrag. Im Bereich Pflege werden die jeweiligen Einrichtungsleitungen zu den Vorgaben des Code of Conduct geschult. Sämtliche Mitarbeiter der SYNVIA werden ebenfalls zu den Inhalten des Code of Conduct geschult. Die jeweilige Dauer der Schulung ist individuell. In Schweden werden alle Mitarbeiter bei Eintritt in das Unternehmen sowie bei Änderungen über die Inhalte des Code of Conduct informiert und müssen diesen gegenzeichnen. Anschließend unterliegen alle Mitarbeiter einer jährlichen 45- bis 60-minütigen Compliance-Schulung, im Rahmen derer auch zu den Themen des Code of Conduct sowie zu Bestechung und Korruption geschult wird. In Österreich werden unsere Mitarbeiter während des Onboardings und im Anschluss jährlich im Rahmen einer 45- bis 60-minütigen Schulung zu Compliance-Themen (inklusive Code of Conduct sowie Inhalten zu Bestechung und Korruption) geschult. Im Berichtsjahr wurden erste Compliance-Schulungen über unsere E-Learning-Plattform Success Factors ausgerollt. Einzelheiten zu den im Geschäftsjahr durchgeführten Schulungen zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung können der Angabepflicht  entnommen werden. Neben den Schulungen zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung schult Vonovia ihre Mitarbeiter auch jährlich zu weiteren Themen wie Interessenkonflikten, Anti-Korruption, Geldwäscheprävention sowie Datenschutz und – bezogen auf Deutschland – Inhalten des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes. Unsere Schulungen werden bei Bedarf (beispielsweise bei Änderungen des Code of Conduct oder rechtlichen Änderungen) an aktuelle Begebenheiten angepasst. Aufgrund dessen existiert kein Zeithorizont für den Abschluss dieser Maßnahme.

Risikobehaftete Funktionen in Österreich, Schweden und bei Vonovia Deutschland, die dem höchsten Risiko von Korruption und Bestechung ausgesetzt sind, umfassen den Einkauf, Vertrieb und Developmentbereich sowie Führungskräfte. Bei SYNVIA stufen wir alle Mitarbeiter und im Pflegebereich die Einrichtungsleitungen als risikobehaftete Funktionen ein.