GOV-5 – Risikomanagement und interne Kontrollen der Nachhaltigkeitsberichterstattung
Die Verantwortung für die Erstellung der Nachhaltigkeitserklärung ist organisatorisch im Bereich des CFO und hier im Bereich Rechnungswesen in Zusammenarbeit mit dem Bereich Strategie, Unternehmensentwicklung & Nachhaltigkeit angesiedelt. Als wesentliches Risiko in Bezug auf die Nachhaltigkeitserklärung sieht Vonovia die Nichterfüllung gesetzlicher Erwartungen an die Nachhaltigkeitsberichterstattung an. Dieses Risiko, das im Rahmen des konzernweiten Risikomanagementprozesses ermittelt wurde, wird durch entsprechende Maßnahmen adressiert: Neben dem kontinuierlichen Monitoring der Entwicklung der regulatorischen Anforderungen und dem dazugehörigen Austausch in Verbänden und Arbeitskreisen liegt der Fokus insbesondere auf der Implementierung und Etablierung robuster Datenerhebungsprozesse. Die Ermittlung und Aufbereitung wesentlicher Nachhaltigkeitskennzahlen obliegen dem Controlling. Dies umfasst insbesondere sowohl die Umwelt- als auch die Personalkennzahlen sowie die steuerungsrelevanten SPI-Kennzahlen. Durch die Bündelung der Verantwortung in der Zentralfunktion des Controllings kann eine gleichbleibende Datenqualität sichergestellt werden. Die Plausibilisierung sowie Sicherung der Datenqualität erfolgen durch die Bereiche Controlling und Strategie, Unternehmensentwicklung & Nachhaltigkeit. Bezüglich der Priorisierung der identifizierten Risiken wird auf unseren Risikobericht verwiesen.
Ziel des rechnungslegungsbezogenen internen Kontroll- und Risikomanagementsystems ist die Gewährleistung einer gesetzes- und ordnungsmäßigen Finanz- und Nachhaltigkeitsberichterstattung im Sinne der einschlägigen Vorschriften. Dabei ist das rechnungslegungsbezogene interne Kontroll- und Risikomanagementsystem – welches das Nachhaltigkeitsreporting einschließt – in das konzernweite übergreifende Risikomanagementsystem eingebettet. Das IKS umfasst die Grundsätze, Verfahren und Regelungen, die darauf ausgerichtet sind, die Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit zu unterstützen, die Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung einschließlich der Nachhaltigkeitsberichterstattung zu gewährleisten sowie die Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften zu sichern. Für die Nachhaltigkeitsberichterstattung existiert – den Vorgaben des internen Kontrollsystems entsprechend – ein eigener IKS-Prozess inklusive dazugehöriger Key Controls. Dieser wird jährlich und umfassend durch die Interne Revision überprüft und validiert. Bezüglich der implementierten Kontrollen zu den ermittelten Risiken wird auf unseren Risikobericht, speziell die dortigen Erläuterungen zum IKS verwiesen. Minderungsstrategien werden außerdem in den themenspezifischen Standards beschrieben.
Alle wesentlichen Prozesse und Kennzahlendefinitionen werden mithilfe eines Data-Governance-Tools an zentraler Stelle dokumentiert, ebenso entsprechende interne Kontrollen. Diese Dokumentation verdeutlicht die relevanten Prozessschritte und Datenflüsse und wird durch unser Risikomanagement-Tool ergänzt, das wesentliche Risiken und mitigierende Maßnahmen abbildet. Die Durchführung interner Kontrollen wird dokumentiert und stichprobenhaft durch die Interne Revision geprüft. Diese Systeme sind die verbindliche Basis für anschließende Bewertungen, Prüfungen und Berichterstattungen an die Organe von Vonovia über die Wirksamkeit des IKS im Sinne des § 107 Abs. 3 S. 2 AktG.
Die Nachhaltigkeitserklärung wird als Teil des Lageberichts dem Prüfungs-, Risiko- und Complianceausschuss des Aufsichtsrats vorgelegt. Der Prüfungs-, Risiko- und Compliance-Ausschuss gibt dem Aufsichtsrat dann die Empfehlung für die Feststellung bzw. Billigung des gesamten Jahres- und Konzernabschlusses. Der zusammengefasste Lagebericht inklusive der Nachhaltigkeitserklärung wird vom Aufsichtsrat geprüft. Diese Prüfung erfolgt u. a. nach Erörterung mit dem Wirtschaftsprüfer und unter Zugrundelegung des Bestätigungsvermerks. Der Prüfungs-, Risiko- und Complianceausschuss ist laufend in die Erstellung und Fortentwicklung des rechnungslegungsrelevanten internen Kontroll- und Risikomanagementsystems eingebunden, das die Nachhaltigkeitsinformationen umfasst.
Die Interne Revisionsabteilung berichtet jährlich an den Vorstand über den erfolgten Revisionsprozess, der den nachhaltigkeitsbezogenen IKS-Prozess beinhaltet. Außerdem erstattet der Leiter des Bereichs Strategie, Unternehmensentwicklung & Nachhaltigkeit an den Vorstand, respektive den CEO, mindestens einmal monatlich Bericht über Themen im Bereich Nachhaltigkeit und damit zusammenhängender Verfahren und Berichterstattung.