S1-2 – Verfahren zur Einbeziehung der Arbeitskräfte des Unternehmens und von Arbeitnehmervertretern in Bezug auf Auswirkungen
Mit der jährlichen Erhebung zur Mitarbeiterzufriedenheit mittels eines Online-Fragebogens räumen wir unseren Arbeitskräften Dialogmöglichkeiten sowie einen offenen, anonymen Resonanzraum für Feedback – u. a. in Form von anschließenden Teamworkshops – rund um die Arbeitsbedingungen, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur ein. Dies dient insbesondere dem Management unserer wesentlichen negativen Auswirkungen „Unzufriedenheit bei Mitarbeitern durch Mangel an Mitbestimmung“ und zahlt gleichzeitig auf die positive Auswirkung „Mitarbeiterzufriedenheit durch Mitbestimmung“ sowie unsere wesentliche finanzielle Chance durch Arbeitgeberattraktivität ein, indem sie das Einbringen von Sichtweisen auf Mitarbeiterebene und somit eine aktivere Mitgestaltung der Arbeitsbedingungen ermöglicht. Der zugrunde liegende Fragenkatalog wird mit Unterstützung eines externen Dienstleisters entwickelt und regelmäßig angepasst. Unser Ziel ist es, die Beteiligungsrate für die Zwischenbefragung (zuletzt in dieser Form im Geschäftsjahr 2022 durchgeführt) von mindestens 70 % zu erreichen. Im aktuellen Geschäftsjahr wurde abwechselnd mit dem Vollbefragungsformat im Zweijahresturnus wieder der „Puls Check“ als eine Teilbefragung durchgeführt. Die Beteiligung lag dieses Jahr bei 77 %. Mittels dieser Formate wollen wir allen Mitarbeitern vermitteln, dass ihnen Dialogmöglichkeiten mit ihrem Arbeitgeber offenstehen. Anschließend an die letzte Vollbefragung im Jahr 2023 wurden in bereichsspezifischen Workshops unter Einbindung der ersten und zweiten Führungsebene unterhalb des Vorstands die unmittelbaren Ergebnisse der Umfrage ausgewertet. Daran schloss sich eine intensive Bearbeitung und Ableitung zielgerichteter Folgemaßnahmen für die folgenden beiden Geschäftsjahre (2024 und 2025) an, was wiederum positiv auf die Strategie und die dahinterliegenden Zielsetzungen zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit einzahlen soll. Im aktuellen Geschäftsjahr erfolgte eine Überprüfung des Folgeprozesses im Rahmen der Teilbefragung.
Jährliche und systematische Feedbackgespräche fördern zudem eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, der Wertschätzung und des gegenseitigen Vertrauens. Daher gibt es neben dem Jahresgespräch das Sommergespräch. Im jährlich durchgeführten Sommergespräch geben Mitarbeiter ihrer Führungskraft im Rahmen eines Fragebogens, der in der Success Factors-Oberfläche (eine cloudbasierte SAP-Software, die bei der Verwaltung der eigenen Personalprozesse unterstützt und Module für Talentmanagement, Personalverwaltung, Recruiting, Onboarding, Leistungsbeurteilung und Weiterbildung umfasst) mit eingebunden ist, ein direktes Feedback seitens der Mitarbeiter zum Führungsverhalten der direkten Vorgesetzten mit dem Ziel, das Führungsverhalten und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Mitarbeiter erhalten so die Möglichkeit, anonym und freiwillig ein schriftliches Feedback anhand des Vonovia Führungsverständnisses, ein Konzept für eine moderne, nachhaltige und wertebasierte Führungspraxis, abzugeben. In einem gemeinsamen Gespräch mit dem gesamten Team und der jeweiligen Führungskraft werden anschließend Maßnahmen zur Stärkung der Zusammenarbeit vereinbart.
Es erfolgt eine Einbindung der Arbeitnehmervertreter, die als Betriebsrat im Sinne des BetrVG verstanden werden können, in die Inhalte der Nachhaltigkeitserklärung. Bei Vonovia stellt der Betriebsrat der Vonovia SE das entsprechende Gremium dar. Auch der Konzernbetriebsrat wird regelmäßig informiert. Der Betriebsrat der Vonovia SE umfasst Arbeitnehmervertreter aus Deutschland sowie Österreich. Die Mitarbeiter der schwedischen Tochtergesellschaft haben bis dato aufgrund abweichender rechtlicher Regelungen keine Arbeitnehmervertretung installiert. Der Betriebsrat der Vonovia SE wird in jedem Geschäftsjahr insbesondere in die Analyse und Bewertung der nachhaltigkeitsbezogenen Auswirkungen, Risiken und Chancen im Zusammenhang mit ESRS S1 einbezogen, da der Betriebsrat diesbezüglich über besondere Expertise verfügt. Die Häufigkeit der Termine wird nach Bedarf festgelegt. Der Betriebsrat wird außerdem über Veränderungen der Berichtsinhalte aufgrund neuer Wesentlichkeitsbewertungen sowie über das Ergebnis des Prüfprozesses durch den Prüfer der Nachhaltigkeitserklärung informiert. Darüber hinaus wird der Betriebsrat explizit in die jährliche Informationsabfrage zu den qualitativen Berichtsinhalten des ESRS S1 eingebunden. Weiterhin gibt es in Deutschland Jugend- und Auszubildendenvertretungen sowie Schwerbehindertenvertretungen.
Die operative Verantwortung für die Einbeziehung der Arbeitnehmervertreter sowie für die Berücksichtigung der Ergebnisse im Unternehmenskonzept tragen die Personalvorständin (CHRO) sowie die Bereichsleitung HR von Vonovia.
Vonovia hat mit dem Betriebsrat der Vonovia SE einen Code of Conduct beschlossen, der konzernweit Gültigkeit besitzt und explizit die Achtung der Menschenrechte einschließt. Im Code of Conduct ist für den Konzernbetriebsrat die Möglichkeit verankert, mit dem Vorstand zur Auslegung und Anwendung des Code of Conduct Verhandlungen aufzunehmen. Gleichzeitig werden Konsultationsmöglichkeiten (etwa von Compliance-Beauftragten oder Ansprechpersonen der Bereiche Revision oder Personal) zugesichert. Auf diese Weise wird die Einbeziehung der Sichtweisen der Arbeitskräfte sichergestellt.
Vonovia bewertet die Wirksamkeit der Zusammenarbeit mit seinen Arbeitnehmern anhand der jährlichen Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage, da eine wirksame Mitbestimmung unmittelbar zur Zufriedenheit von Mitarbeitern beiträgt. Die Wirksamkeit der Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat wird nicht überprüft. Allerdings wurden im Berichtsjahr und im Vorjahr Führungskräfte auf der ersten und zweiten Ebene unterhalb des Vorstands zu ihrer Zufriedenheit mit dem Betriebsratsmanagement befragt.