G1-1 – Unternehmenskultur und Konzepte für die Unternehmensführung

Unter Corporate Governance versteht Vonovia die verantwortungsbewusste, an nachhaltiger Wertschöpfung orientierte Leitung, Überwachung sowie vertrauensvolle und transparente Unternehmensführung, die alle Bereiche des Unternehmens einbezieht. Vorstand und Aufsichtsrat bekennen sich umfassend zu den Prinzipien der Corporate Governance, wie diese im Deutschen Corporate Governance Kodex niedergelegt sind.

Diese Grundsätze sind Grundlage des nachhaltigen Unternehmenserfolgs und leiten das Verhalten im Führungs- und Unternehmensalltag. Eine gute Corporate Governance stärkt das Vertrauen unserer Aktionäre, Geschäftspartner, Mitarbeiter, Kunden und der Öffentlichkeit, erhöht die Unternehmenstransparenz und die Glaubwürdigkeit der Unternehmensgruppe. Vorstand und Aufsichtsrat wollen mit einer ausgewogenen Corporate Governance die Wettbewerbsfähigkeit von Vonovia sichern, das Vertrauen des Kapitalmarktes und der Öffentlichkeit in das Unternehmen stärken und den Unternehmenswert nachhaltig steigern.

Die Gesamtheit unserer Konzepte und Maßnahmen zur Vermeidung von Regelverstößen im Zusammenhang mit Corporate Governance sind in unserem Compliance-Management-System (CMS) zusammengefasst. Das CMS von Vonovia umfasst somit alle Richtlinien, Regelungen und Betriebsvereinbarungen. Dabei basiert das CMS auf drei Säulen: Vermeidung, Aufdeckung und Reaktion. Einzelne Aspekte des CMS werden in wiederkehrenden Abständen, grundsätzlich jedoch innerhalb von drei Jahren, einer Prüfung durch die Interne Revision von Vonovia unterzogen. An der Spitze des internen Compliance-Regelwerks steht die Konzernrichtlinie Compliance. Sie bildet den verbindlichen Rahmen, der alle Richtlinien und Regelungen miteinander verknüpft und somit dem Compliance-Regelwerk eine einheitliche Struktur verleiht. Ergänzt wird die Compliance-Richtlinie durch weitere Konzernrichtlinien, wie beispielsweise zu den Themen Anti-Korruption oder Hinweisgebersystem.

Das CMS gilt konzernweit und stellt sicher, dass sämtliche Geschäfte und Prozesse allen rechtlichen und internen Vorgaben entsprechen. Sollten im Einzelfall zwingende gesetzliche Regelungen in Österreich oder Schweden den konzernweiten Regelungen entgegenstehen, wird für die Teilkonzerne eine abweichende Regelung in Form einer Länderrichtlinie erlassen. Die oberste Verantwortung hierfür liegt bei der jeweiligen Geschäftsführung.

Zur Bewältigung der wesentlichen Auswirkungen und zur Förderung der Unternehmenskultur setzt Vonovia die nachfolgend beschriebenen Konzepte um. Da es sich bei den ebenfalls im Folgenden angeführten Maßnahmen zur Umsetzung der Konzepte um einen kontinuierlichen Prozess handelt und die Maßnahmen stets an die aktuellen (rechtlichen) Begebenheiten angepasst werden, existiert grundsätzlich kein Zeithorizont zum Abschluss der Maßnahmen, es sei denn, es werden diesbezüglich abweichende Angaben zu Einzelmaßnahmen gemacht.

Die operative Verantwortung für die Umsetzung, Überwachung und Weiterentwicklung der Konzepte bezüglich der Unternehmenskultur sowie Bestechung und Korruption teilen sich die Fachbereiche Personal, Recht, Compliance und Datenschutz, Unternehmenskommunikation sowie Revision. Die übergeordnete Verantwortung liegt beim Vorstand. Der Chief Compliance Officer, der den Fachbereich Compliance und Datenschutz verantwortet, ist für die Identifikation von Compliance-Risiken sowie für die Ergreifung geeigneter Maßnahmen zur Vermeidung und Minimierung dieser Risiken zuständig.

Unternehmenskultur

Unser Konzept zur Förderung der Unternehmenskultur haben wir in unserem Code of Conduct dargelegt. Über diesen stecken wir den ethisch-rechtlichen Rahmen ab, innerhalb dessen wir handeln, den wirtschaftlichen Erfolg sichern und positive Auswirkungen auf unsere Mitarbeiter durch eine positive Arbeitsatmosphäre und einen vertrauensvollen, konstruktiven Führungsstil erzielen wollen. Er ist Ausdruck unserer Unternehmenswerte und gilt für alle Vonovia Arbeitskräfte. Im Vordergrund steht ein fairer Umgang miteinander, insbesondere mit unseren Kunden, Geschäftspartnern und Kapitalgebern. Zudem legen wir Wert darauf, dass die geltenden Gesetze und Vorschriften ohne Einschränkung eingehalten werden. Dabei gilt das Befolgen von rechtlichen Rahmen und Vorschriften grundsätzlich nicht nur für unsere Arbeitskräfte, sondern auch für Lieferanten und Dienstleister, mit denen wir zusammenarbeiten.

Ergänzend kommunizieren wir in unserer konzernweit gültigen Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte – die dem Status einer Konzernrichtlinie gleichkommt – unsere klare Haltung für eine pluralistisch-demokratische Gesellschaft und null Toleranz gegenüber Menschenrechtsverletzungen sowie unser Bekenntnis, die Menschenrechte in allen Aspekten unserer Geschäftstätigkeit zu respektieren. Wir verpflichten uns zur Einhaltung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO), der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte, der OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen und der Prinzipien des UN Global Compact, dem wir im Jahr 2020 beigetreten sind. Auch unser Code of Conduct trägt unserer Haltung in Bezug auf die Achtung der Menschenrechte Rechnung.

Wir verfolgen bezüglich unserer „positiven Auswirkungen auf Mitarbeiter durch den Code of Conduct und die Gestaltung einer entsprechenden Unternehmenskultur“ das Ziel, eine Unternehmenskultur zu fördern, die eine kontinuierliche Entwicklung und Potenzialentfaltung jedes Einzelnen ermöglicht, Diversität fördert und somit Talente an uns bindet. Unsere Unternehmenskultur soll dafür Sorge tragen, dass gute Arbeit angemessen entlohnt und Grundprinzipien wie Respekt und die Achtung von Vielfalt als selbstverständlich erachtet werden. Außerdem setzen wir darauf, ein zukunftsorientiertes, attraktives und sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Grundlage für unseren gemeinsamen Erfolg bildet und auf die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter einzahlt.

Als wesentliche Maßnahmen zur Förderung unserer Unternehmenskultur sehen wir eine transparente Berichterstattung und Unternehmenskommunikation, eine an den Interessen aller am Unternehmen interessierten Parteien ausgerichtete Unternehmensführung sowie die vertrauensvolle Zusammenarbeit sowohl von Vorstand und Aufsichtsrat als auch der Mitarbeiter untereinander. Wir schulen unsere Mitarbeiter zu Diversitätsthemen (siehe diesbezüglich S1-4), um diese für Vielfalt und Chancengleichheit zu sensibilisieren, und bieten spezielle Programme zur Förderung von Chancengleichheit (Frauennetzwerk, Female Leadership Forum, Mentorenprogramm für Top-Potenzialträgerinnen) an (zu Details siehe ebenfalls S1-4).

Als weitere Maßnahme zur Förderung der Unternehmenskultur formulieren wir unsere Erwartungen und Anforderungen in unserem Geschäftspartnerkodex, den unsere Lieferanten gegenzeichnen müssen. Diese Anforderungen beziehen sich auf die Einhaltung der Menschenrechte, von der Rechtskonformität über die Gewährleistung gesetzlicher Standards bei den Arbeitsbedingungen und die Zusicherung von Vereinigungsfreiheit bis zum Ausschluss von Kinderarbeit, Zwangsarbeit und Diskriminierung. Außerdem soll die Beschaffung von Mineralien verantwortungsvoll erfolgen, insbesondere bei Konfliktmineralien gemäß OECD-Leitlinien. Wir erwarten ferner von unseren Geschäftspartnern, dass sie ihre eigenen Geschäftspartner entlang ihrer Lieferkette zu denselben Standards und Grundsätzen verpflichten. Im Rahmen der bedarfsorientierten Bewertung unserer wesentlichen Lieferanten und Dienstleister über unser Partnerportal achten wir auch auf die Einhaltung der im Geschäftspartnerkodex genannten Kriterien. Bei Vorfällen und Verstößen greift ein strukturiertes Maßnahmenmanagement, das nach Ausschöpfung aller Mittel auch in einer Auftrags- bis hin zur Lieferantensperre münden kann. Langfristige Kooperationen mit Vertragspartnern werden durch den Einkauf verantwortet und ermöglichen die Adressierung von Fehlverhalten. Dem Vertragsabschluss wird in Deutschland und Österreich eine automatische Prüfung gegen relevante Sanktionslisten vorgeschaltet und der Bereich Compliance und Datenschutz informiert, sobald eine Treffermeldung vorliegt. In Österreich überprüft der dortige Einkauf alle Kreditoren bei der Neuanlage sowie regelmäßig im halbjährlichen Rhythmus im Rahmen eines Compliance-Checks, der auch eine Sanktionslistenprüfung (über den Kreditschutzverband von 1870) umfasst. Der Geschäftspartnerkodex gilt grundsätzlich für den Gesamtkonzern. Jedoch sind im Teilkonzern (Österreich und Schweden) lokale Abweichungen zulässig, sofern diese aus landesspezifischen oder operativen Gründen erforderlich sind.

Die „Unternehmenskultur“ ist ein vielschichtiges Thema, dessen Aspekte nicht durch einen einzelnen oder mehrere quantitative Zielwerte vollständig erfassbar sind, weshalb wir keine messbaren, ergebnisorientierten Ziele festgelegt haben.

Dennoch liefern die beiden quantitativen Indikatoren der „Mitarbeiterzufriedenheit“ sowie des „Anteils an Frauen in Führungspositionen“ (Teil-Indikatoren des SPI) eine Indikation für die Wirksamkeit unseres Konzepts und der Maßnahmen. Unsere Unternehmenskultur und der Code of Conduct tragen wesentlich zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit bei. Ein hoher Anteil an Frauen in Führungspositionen zeugt von einer Unternehmenskultur, die u. a. Diversität fördert und Talente an uns bindet.

Bezüglich unserer Mitarbeiterzufriedenheit streben wir für das Jahr 2030 einen Zielwert von mindestens 77 % an. Die Zielwerte werden im Rahmen der LTIP-Planungen durch den Vorstand vorgeschlagen und vom Aufsichtsrat validiert. Hinsichtlich des Anteils an Frauen in Führungspositionen (erste und zweite Ebene unterhalb des Vorstands) verfolgen wir das Ziel, diesen bis zum Jahr 2030 auf mindestens 30 % zu steigern. Zu weiteren Details wird auf S1-5 verwiesen.

Erstmalig wurden im Jahr 2025 auch vier Compliance-Fragen in die Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung aufgenommen, um einen Compliance-KPI zu etablieren. Die konkreten Ergebnisse sollen zum Anlass genommen werden, um Rückschlüsse auf den Bekanntheitsgrad, die Niedrigschwelligkeit der Meldeangebote sowie das Vertrauen in die Compliance-Funktion ziehen zu können. Sofern erforderlich, sollen im Jahr 2026 entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um die drei genannten Kriterien weiterzuentwickeln.

Zudem tagt quartalsweise das Compliance Committee, welches sich u. a. zu den Themen der Unternehmenskultur, aber auch zum aktuellen Stand und dem Anpassungsbedarf des Compliance-Management-Systems austauscht. Sofern erforderlich, werden entsprechende Konzepte entwickelt bzw. Maßnahmen festgelegt.

Bestechung und Korruption

Vonovia begegnet der wesentlichen negativen Auswirkung „Verstöße gegen geltende Bestechungs- und Korruptionsvorschriften beeinträchtigen das Vertrauen relevanter Stakeholder in die Unternehmensintegrität“ mit dem Code of Conduct, der Richtlinie zur Achtung der Menschenrechte, der Compliance-, der Hinweisgeber-Richtlinie, der Richtlinie Geldwäscheprävention & Verhinderung der Terrorismus und der Konzernrichtlinie Anti-Korruption. Diese Konzepte gelten konzernweit und werden risikobasiert von der Internen Revision überprüft; lokale Anpassungen erfolgen in Österreich und Schweden.

Ziel ist die Vermeidung und Bekämpfung von Bestechung und Korruption, um negative Folgen wie negative Presse, Imageverlust und Schaden für die Employer Brand, Abwertung in Ratings, Vertrauensverlust bei Stakeholdern und höhere Kosten und Nachteile für Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner von Vonovia zu vermeiden sowie keine Gesetzesverstöße zuzulassen.

Dabei stehen unsere Konzepte im Einklang mit den Prüfungsstandards des IDW PS 980 n. F. (09.2022) „Grundsätze ordnungsgemäßer Prüfung von Compliance-Management-Systemen“, die im Wesentlichen mit dem Übereinkommen der Vereinten Nationen gegen Korruption übereinstimmen. Unser Ziel der Vermeidung und Bekämpfung von Bestechung und Korruption und die Verhinderung von entsprechenden Vorkommnissen verfolgen wir mithilfe der quantitativen Kennzahlen „Anzahl der Verurteilungen und Höhe der Geldstrafen für Verstöße gegen Korruptions- und Bestechungsvorschriften“ sowie „Gesamtzahl bestätigter Fälle von Korruption und Bestechung“ bezüglich unserer eigenen Arbeitskräfte und unserer Geschäftspartner nach (siehe diesbezüglich G1-4).

Als Maßnahmen zur Umsetzung dieses Konzepts und zur Erreichung des Ziels hat Vonovia

• die Durchführung einer jährlichen Analyse von Compliance-Risiken implementiert, im Rahmen derer – neben vielen weiteren potenziellen Risikofeldern – die Themen Bestechung und Korruption analysiert werden,
• ein umfassendes Beschwerdemanagement bzw. Hinweisgebersystem (siehe G1-3) sowie
• umfangreiche Schulungen, insbesondere für Personen in risikobehafteten Funktionen, implementiert.

Die Compliance-Risikoanalyse, die Bestechungs- und Korruptionsrisiken explizit umfasst, wird seit dem Geschäftsjahr 2024 jährlich (vorher alle zwei Jahre) durchgeführt. Neben der horizontalen Analyse umfasst diese auch die Ursachenanalyse sowie eine vertikale Analyse der für den Konzern potenziellen Compliance-Risiken. Die Analyse und Bewertung von Compliance-Risiken in den schwedischen bzw. österreichischen Gesellschaften sind ebenfalls wiederkehrend, in der Regel alle drei Jahre, vorgesehen. Eine dezentrale Compliance-Struktur mit lokalen Ansprechpartnern ermöglicht direkte, niederschwellige Unterstützung in den verschiedenen Geschäftsbereichen. Der Fachbereich Compliance und Datenschutz schult und unterstützt diese Ansprechpartner fortlaufend.

Vonovia hat als weitere Maßnahme ein umfassendes Beschwerdemanagement implementiert, das Mitarbeitern und Externen, wie u. a. Kunden und Geschäftspartnern, die Einreichung von Hinweisen auf Korruption und Bestechung, aber auch bezüglich sonstigen Fehlverhaltens, ermöglicht. Eingegangene Hinweise bzw. Beschwerden werden von einem berechtigten, speziell geschulten unabhängigen Personenkreis unverzüglich bearbeitet. Weitere Einzelheiten können Angabepflicht G1-3 entnommen werden.

Regelmäßige konzernweite Schulungen bilden die Basis, um Fehlverhalten präventiv zu vermeiden. Ein umfassender Katalog an Regel- und Pflichtschulungen ist etabliert und an interne Zielgruppen angepasst.

In Deutschland werden grundsätzlich alle Mitarbeiter (inklusive Teilzeitkräfte), die Zugang zu einem firmeninternen digitalen Endgerät haben, jährlich in einem 60-minütigen Training zu den Inhalten unseres Code of Conduct (Basiswissen Compliance) geschult. Zusätzlich erhalten alle Mitarbeiter – und somit auch die Mitarbeiter ohne ein entsprechendes digitales Endgerät – den Code of Conduct als Anlage zum Arbeitsvertrag. In Österreich und Schweden werden alle Mitarbeiter bei Eintritt in das Unternehmen und dann wiederkehrend jährlich in einer 45- bis 60-minütigen Schulung zu Compliance-Themen (u. a. Code of Conduct sowie Bestechung und Korruption) geschult.

Neben Schulungen zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung schult Vonovia ihre Mitarbeiter in Deutschland auch zweijährlich zu weiteren Themen wie Geldwäscheprävention, Datenschutz, Hinweisgeberschutz sowie den Umgang mit Zuwendungen und Spenden/Sponsoring. Zudem werden jährlich in Österreich in zwei Terminen zu je einer Stunde die Vertriebsabteilungen zum Thema Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie in einer 45- bis 60-minütigen Onlineschulung zur Korruptionsprävention geschult.

Einzelheiten zu den im Geschäftsjahr durchgeführten Schulungen zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung können der Angabepflicht G1-3 entnommen werden.

Risikobehaftete Funktionen bei Vonovia in Bezug auf das Risiko von Korruption und Bestechung umfassen alle Führungskräfte.