S1-3 – Verfahren zur Behebung negativer Auswirkungen und Kanäle, über die Arbeitskräfte des Unternehmens Bedenken äußern können
Wir möchten für unsere Mitarbeiter faire und transparente Arbeitsbedingungen schaffen und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit bieten, zu individuellen Anliegen im Beschäftigungskontext, anonym und unter Wahrung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben, über Repräsentanten wie z. B. unseren Betriebsräten in den Austausch zu treten oder im Konfliktfall eine Schlichtung anzustreben.
Vonovia hat ein umfassendes System für ihr Beschwerdemanagement implementiert, das – neben der Meldung möglicher Korruptions- und Bestechungsfälle – u. a. die Meldung von potenziellen Diskriminierungsfällen und Menschenrechtsverletzungen ermöglicht (siehe G1-3). Hinweise auf potenzielles oder tatsächliches Fehlverhalten können an das Postfach beschwerdestelleagg@vonovia.de sowie an die zuständige Ombudsperson gerichtet oder über die entsprechende Hotline gemeldet werden, die von einer externen Kanzlei betreut wird und auch für die eigenen Mitarbeiter zur Verfügung steht. Zugriff auf das AGG-Funktionspostfach haben alle Mitarbeiter der Abteilung Labour Relations/Arbeitsrecht. Die Verarbeitung erfolgt fallabhängig durch das Team, HR Business Partner oder auch durch Mitarbeiter des Bereichs Compliance. Zudem wurden im Jahr 2025 Personen gezielt für das Thema sexuelle Belästigung geschult, um zusätzlich einen persönlichen Meldeweg zur Verfügung zu stellen und auf diese Weise mehr Vertrauen zu schaffen. Die Personen sind im Intranet namentlich benannt. Gemeldete Verdachtsfälle werden umgehend nachverfolgt und, sollte sich ein Verdachtsfall bestätigen, individuell geahndet.
In unserer Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage sind keine Anhaltspunkte für ein seitens der Beschäftigten wahrgenommenes fehlendes Zugehörigkeitsgefühl aufgrund unzureichender Förderung von Vielfalt erkennbar. Daraus leiten wir ab, dass unsere Maßnahmen diese Auswirkung angemessen adressieren.
Im Rahmen unserer Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage haben wir Fragen zu Compliance-Funktionen im Unternehmen gestellt. U. a. können wir durch die Fragen Rückschlüsse auf die Kenntnisse zu den Meldekanälen ziehen. Hat der Großteil der Mitarbeiter Kenntnis über die Existenz dieser Kanäle, kann durch direkten Einbezug der eigenen Arbeitskräfte geschlussfolgert werden, dass potenzielles oder tatsächliches Verhalten von den Mitarbeitern gemeldet werden kann und die Kanäle somit wirksam sind. Zusätzlich werden Personen, die Hinweise über das BKMS-System einreichen, zu ihrer Zufriedenheit mit dem System befragt.
Die verschiedenen anonymen Meldekanäle werden in Richtung der Arbeitskräfte und der Geschäftspartner kommuniziert, beispielsweise im Rahmen von Schulungen und auf unserer Homepage. Die Hinweise bzw. Beschwerden, insbesondere wenn Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person möglich sind, werden vertraulich behandelt und nur von ausgewählten und speziell geschulten Arbeitskräften bearbeitet. Für weitere Einzelheiten wird auf G1-3 verwiesen. Durch die aktive Kommunikation sowie die regelmäßige Nutzung der Kanäle können wir sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter diese kennen und ihnen vertrauen.